Mô hình văn phòng ảo hiện đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng. Hãy cùng làm quen với những nguyên tắc mà các công ty cần nắm rõ khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo.
Xác định yếu tố ưu tiên là vị trí hay chi phí
Vị trí và giá cả là hai yếu tố luôn được đặt lên bàn cân trong giai đoạn đầu của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Thông thường, việc đặt một địa chỉ văn phòng ở khu vực đắt đỏ như trung tâm thành phố sẽ có chi phí cao hơn nhiều lần so với những nơi khác và ngược lại. Vì vậy, hầu hết các công ty thường bối rối và lưỡng lự khi lựa chọn giữa địa điểm đặt văn phòng và chi phí xây dựng.
Để tiết kiệm thời gian và đưa ra lựa chọn sáng suốt, trước tiên các công ty phải hiểu rõ tình hình tài chính và mục tiêu hiện tại của mình. Lập danh sách, xác định những địa điểm bạn muốn và xem xét cẩn thận giá thuê trên thị trường. Khi đó hãy cân nhắc lựa chọn đơn vị thuê từ dịch vụ văn phòng ảo uy tín, tránh lời mời của nhiều công ty môi giới nâng giá thuê quá cao.
So sánh cơ sở vật chất và tiện ích giữa các đơn vị cho thuê
Giá cả thường đi đôi với sự tiện lợi và chất lượng dịch vụ. Vì vậy, tùy theo khả năng chi trả, công ty có thể lựa chọn văn phòng ảo có nhiều tiện ích đa dạng, phong phú. Thảo luận và so sánh cẩn thận các lựa chọn cho thuê và các ưu đãi khác trước khi đưa ra quyết định. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ với mức giá phù hợp mà còn đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình kinh doanh.
Một số tiêu chí cần xem xét là:
- Giá thuê cao hơn hay thấp hơn mức bạn có thể chi trả?
- Các dịch vụ đi kèm có xứng đáng với giá thuê không?
- Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ có cần thiết cho hoạt động của công ty không?
- Việc xem xét thông tin này và so sánh nó với các đơn vị khác giúp các công ty đưa ra quyết định tốt hơn. Ngoài ra, nó còn hữu ích cho việc đàm phán giá với tài sản cho thuê.
Tìm hiểu mức độ chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ
Nếu bạn chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo kém uy tín sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh cũng như danh tiếng của bạn. Điều này không chỉ cản trở, cản trở công việc của tập thể mà còn dẫn đến các vấn đề pháp lý. Ngược lại, nếu bạn có văn phòng ở tòa nhà uy tín, doanh nghiệp của bạn sẽ có nhiều cơ hội phát triển và tiến xa hơn. Mở rộng hợp tác với các đối tác khác và nâng tầm thương hiệu lên một tầm cao mới.
Việc cân nhắc thông tin và so sánh nó với các thực thể khác giúp các công ty đưa ra lựa chọn tốt hơn.
Ngày nay, bạn có thể dễ dàng kiểm tra danh tiếng của một tài sản cho thuê trực tuyến. Nguồn cấp dữ liệu trực tuyến và các bài đánh giá trước đây sẽ mang lại cho bạn những xếp hạng chủ quan nhất. Đồng thời, bạn nên dành chút thời gian để trực tiếp kiểm soát và trải nghiệm thực tế. Sự kết hợp này sẽ giúp bạn xác định được quy trình làm việc chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê và từ đó quyết định có nên lựa chọn hay không.
Kiểm tra các chi tiết khi thuê văn phòng ảo thật kỹ càng
Điều này rất quan trọng trước khi bạn quyết định lựa chọn và ký hợp đồng thuê đơn vị. Việc sửa đổi này đảm bảo quyền lợi của hai bên và tránh những tranh chấp không đáng có về sau.
Chi tiết như:
- Giá thuê bao gồm những gì?
- Các dịch vụ bao gồm những gì?
- Lễ tân có sẵn sàng giúp đỡ trong trường hợp khẩn cấp không?
- Các thiết bị như máy photocopy, máy fax, v.v. có được hỗ trợ không?
- Có chi phí bổ sung liên quan?
- Doanh nghiệp của bạn có luôn có chỗ đậu xe không?
Nắm rõ những nội dung và điều khoản trong hợp đồng
Dù là mối quan hệ quen biết hay thuê nhà thì một hợp đồng rõ ràng và chi tiết là điều tối quan trọng. Việc ký kết phải diễn ra với sự tham gia đầy đủ của cả hai bên. Điều này bảo vệ quyền lợi của bạn nếu có vấn đề hoặc xung đột trong mối quan hệ công việc. Giảm thiểu các tranh chấp, kiện tụng liên quan đến các vấn đề pháp lý cản trở hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, hợp đồng còn thể hiện sự thỏa thuận, thỏa thuận của hai bên đối với từng nội dung, điều kiện.
Nếu quyết định lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo, bạn phải tuân thủ một số chính sách của chủ nhà và ngược lại. Nếu điều kiện không thuận lợi cho công ty, hãy nêu quan điểm một cách trung thực để đạt được kết quả đàm phán tốt. Và nếu các điều khoản của hợp đồng không liên quan đến công ty thì hãy vui vẻ chấp nhận. Điều quan trọng nhất chính là sự tôn trọng lẫn nhau, là động lực duy trì sự hợp tác để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
Những tranh chấp, kiện tụng liên quan đến vấn đề pháp lý cần được hạn chế trong quá trình cho thuê.
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín sẽ là khởi đầu tốt đẹp cho kế hoạch phát triển của công ty bạn. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về tiêu chí thuê văn phòng tốt thì những chia sẻ trên rất đáng để bạn tham khảo.
