Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây. Loại văn phòng này được các doanh nghiệp nhỏ và công ty nước ngoài ưa chuộng. Mô hình văn phòng ảo là gì? Để biết thêm thông tin về thuê văn phòng, hãy cùng Công ty Sky Office xem thông tin trong bài viết sau nhé!
Văn phòng ảo là gì? Chức năng của văn phòng ảo
Văn phòng ảo hay văn phòng trọn gói là thuật ngữ dùng để chỉ dịch vụ cho thuê văn phòng công ty. Nó được coi là trụ sở đăng ký của công ty, có thể hiểu đơn giản là địa chỉ dùng để đăng ký công ty. Văn phòng ảo cũng đáp ứng nhu cầu đặt trụ sở công ty. Cung cấp đầy đủ các phương tiện làm việc như máy tính, máy in, fax, wifi,…
Đối tượng sử dụng văn phòng ảo
- Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời nhằm phục vụ các chủ đề sau:
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) muốn tối ưu hóa chi phí bằng cách sử dụng nguồn lực sẵn có của một đơn vị thuê văn phòng.
- Các nhà đầu tư cá nhân đang chuẩn bị thành lập công ty.
- Các cá nhân, tổ chức muốn nâng cao hình ảnh của mình bằng cách thuê văn phòng ảo ở những vị trí cao cấp.
- Công ty muốn mở rộng hoạt động sang các thành phố khác.
- Công ty nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo
Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo khá phổ biến ở Việt Nam hiện nay. Đây được xem là phương án tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
Nhiều công ty thuê cùng tòa nhà nên giá thuê văn phòng ảo khá rẻ nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tiện nghi. Với dịch vụ văn phòng, chủ doanh nghiệp không phải bỏ ra số tiền lớn cho trang thiết bị, phí vào cửa… cần thiết cho công việc.
Địa chỉ uy tín
Các chủ doanh nghiệp thường chọn văn phòng ở giữa thành phố lớn. Trong quá trình giao dịch, tương tác với khách hàng, bạn có thể sử dụng địa chỉ này để nâng cao hình ảnh công ty và tạo dựng lòng tin với khách hàng. Đồng thời, các nhóm cho thuê văn phòng ảo chủ yếu tọa lạc tại các khu dân cư lớn, chung cư,… giúp khách hàng dễ dàng tìm được văn phòng.
Trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị
Văn phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị và nội thất hỗ trợ công việc bao gồm: bàn ghế, hồ sơ, điện thoại, khu vực lễ tân, điều hòa,…
Các không gian văn phòng được tổ chức khoa học, chuyên nghiệp và đẹp mắt. Đó cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp củng cố hình ảnh, uy tín của công ty trong mắt đối tác, khách hàng.
Đổi ngũ lễ tân chuyên nghiệp
Văn phòng ảo có đội ngũ lễ tân rất chuyên nghiệp. Nhiệm vụ của họ bao gồm trả lời điện thoại, gửi fax, nhận gói hàng và thực hiện công việc theo hợp đồng cho thuê. Báo cáo được gửi qua email vào thời gian đã thỏa thuận để người thuê có thể dễ dàng quản lý từ xa và hiệu quả.
Thời gian làm việc linh hoạt
Khi thuê văn phòng ảo, người thuê không nhất thiết phải làm việc tại đó. Họ có thể tổ chức nhân viên làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào mà không cần đến văn phòng, giúp công ty hướng nhiều nguồn nhân lực và vốn vào doanh nghiệp nhất có thể để đạt được kết quả.
Mở rộng thị trường một cách dễ dàng
Khi bạn sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, việc giao tiếp và tương tác với khách hàng tiếp tục diễn ra suôn sẻ thông qua hệ thống liên lạc đa năng giúp công ty nhận được thư, fax, cuộc gọi điện thoại, v.v. một cách nhanh chóng và chính xác. của khách hàng.
Hạn chế của mô hình văn phòng ảo
Ngoài những ưu điểm nêu trên, mô hình văn phòng ảo vẫn còn những hạn chế về mặt pháp lý và quy trình vận hành. Như sau:
Hạn chế về mặt pháp lý
Mặc dù dịch vụ văn phòng ảo ngày nay cực kỳ phổ biến nhưng dịch vụ này vẫn còn nhiều bất cập về mặt pháp lý. Việc cấp phép cho các công ty thực hiện các loại dịch vụ này chưa được thảo luận kỹ lưỡng. Tuy nhiên, chính sách khởi nghiệp được chính phủ hỗ trợ đã giảm bớt khó khăn. Vì vậy, khi các công ty sử dụng dịch vụ văn phòng ảo vẫn có những giao dịch rõ ràng với khách hàng..
Sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp
Chia sẻ không gian với nhiều đơn vị khác cũng là một nhược điểm của văn phòng ảo. Muốn gặp đối tác tại văn phòng thì phải đặt lịch trước, có khi trùng lịch với công ty khác nên bất tiện. Phòng họp cũng vậy, không có sự linh hoạt so với việc thuê văn phòng riêng. Quyền riêng tư không được đảm bảo do chia sẻ văn phòng.
Mô hình cho văn phòng ảo có hợp pháp hay không?
Theo pháp luật Việt Nam, thuật ngữ “văn phòng ảo” vẫn chưa xuất hiện. Tuy nhiên, các quy tắc sau đây áp dụng cho vị trí của văn phòng bán hàng:
- Doanh nghiệp phải có thông tin đầy đủ về trụ sở chính và phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam để tiến hành xử lý.
- Thông tin doanh nghiệp phải bao gồm: số nhà rõ ràng, tên đường, giáo xứ, tỉnh/thành phố… cũng như số điện thoại và số fax nếu có
Từ đó có thể kết luận việc sử dụng văn phòng ảo không vi phạm pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp không gặp quá nhiều khó khăn trong việc hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, các công ty phải báo cáo trung thực thông tin về trụ sở công ty của mình cho Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
Hiện nay, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo ngày càng phát triển, có dịch vụ uy tín nhưng cũng có dịch vụ không đảm bảo chất lượng. Dưới đây là một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo:
Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng
Đầu tiên, người thuê phải tìm hiểu chính xác ai là chủ sở hữu văn phòng. Thông tin về địa điểm cho thuê nên được tìm kiếm trên Internet để đảm bảo độ tin cậy. Kiểm tra đánh giá của chủ sở hữu để tránh những tình huống không mong muốn. Đồng thời, chủ đầu tư phải cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, giá cả, dịch vụ,…
Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng
Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cần được soạn thảo một cách chi tiết không có sự mập mờ trong các điều khoản. Tối thiểu là phải có các thông tin sau:
- Hợp đồng phải có đầy đủ thông tin về bên thuê và bên cho thuê.
- Giá trị thời gian của bản hợp đồng thuê văn phòng.
- Chi phí thuê văn phòng, các khoản phát sinh.
- Thông tin cụ thể về địa chỉ cho thuê văn phòng.
- Nguyên tắc thanh lý hợp đồng.
Địa điểm đặt văn phòng ảo
Công ty không nên thuê văn phòng có địa chỉ khó tìm trong ngõ hẻm. Giá thuê văn phòng tại khu vực này tuy khá rẻ nhưng lại làm giảm hình ảnh trong mắt đối tác. Nên đặt văn phòng bên kia đường, nằm ở trung tâm và trên bản đồ. Đặc biệt đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực du lịch, bất động sản, dịch vụ thì cần hợp nhất địa điểm văn phòng.
Tính pháp lý của văn tòa nhà
Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, người thuê phải tìm hiểu tính pháp lý của tòa nhà văn phòng. Để chính xác, người thuê phải đến trực tiếp tòa nhà được đề cập để xem kỹ hơn. Nếu tòa nhà vi phạm pháp luật sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Thời gian thuê văn phòng ảo
Đây là yếu tố thường được người thuê nhà bỏ qua. Nói chung, hợp đồng thuê văn phòng là hợp đồng kéo dài ít nhất vài năm và có giá trị cho đến khi có thông báo mới. Tuy nhiên, tốt nhất là người thuê chỉ nên ký hợp đồng thuê văn phòng 12 tháng. Bây giờ là thời điểm thích hợp để thay đổi môi trường làm việc và thay đổi mô hình tuyển dụng.
Đây là những điều mà người thuê văn phòng ảo phải cân nhắc để tránh những tình huống không mong muốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Tóm lại, loại hình văn phòng nào cũng có ưu điểm và nhược điểm, mô hình văn phòng ảo cũng không ngoại lệ. Doanh nghiệp nên cẩn thận xem hình thức này có phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại hay không. Hy vọng sau khi đọc bài viết này bạn sẽ có đánh giá khách quan hơn về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo.
